Ein Zeugnis lesen Personaler in einer festen Reihenfolge. Sie erwarten bestimmte Abschnitte an bestimmter Stelle und merken sofort, wenn etwas fehlt oder vertauscht ist. Das Gesetz schreibt die Reihenfolge nicht vor, aber § 109 Abs. 2 GewO verlangt ein klares und verständliches Zeugnis, und die übliche Gliederung hat sich dafür durchgesetzt.
Die Abschnitte in der richtigen Reihenfolge
| Nr. | Abschnitt | Was hineingehört |
|---|---|---|
| 1 | Briefkopf und Überschrift | Firmenbogen, „Arbeitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“ |
| 2 | Einleitung | Name, auf Wunsch Geburtsdatum, Zeitraum, Position |
| 3 | Unternehmen | ein Satz zum Betrieb, freiwillig |
| 4 | Aufgaben | Tätigkeitsbeschreibung, die wichtigste Aufgabe zuerst, Positionswechsel |
| 5 | Leistung | Fachwissen, Auffassungsgabe, Weiterbildung, Einsatz, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, bei Führungskräften die Führung |
| 6 | Gesamturteil | die Zufriedenheitsformel, der wichtigste Satz für die Note |
| 7 | Verhalten | gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen, bei Kundenkontakt gegenüber Kunden |
| 8 | Beendigung | wer gekündigt hat oder wie das Arbeitsverhältnis endet |
| 9 | Schlussformel | Dank, beim Endzeugnis Bedauern und gute Wünsche |
| 10 | Ort, Datum, Unterschrift | Name und Funktion der unterschreibenden Person |
Ein einfaches Zeugnis besteht nur aus den Teilen 1, 2, 4 und 10, auf Wunsch mit Beendigung. Mehr dazu unter Einfaches Arbeitszeugnis und Qualifiziertes Arbeitszeugnis.
Form: Firmenbogen, Papier und Unterschrift
Benutzt der Betrieb Firmenbögen, gehört das Zeugnis auf einen Firmenbogen. Das hat das Bundesarbeitsgericht in einem Fall entschieden, in dem der Arbeitnehmer den Entwurf auf weißem Papier geliefert hatte und der Arbeitgeber ihn nur ergänzt und unterschrieben hat (Urteil vom 03.03.1993, 5 AZR 182/92). Wer selbst einen Entwurf schreibt, liefert deshalb am besten eine Word-Datei, die der Chef auf sein Papier druckt.
Das Zeugnis wird eigenhändig unterschrieben. Ein Stempel ersetzt die Unterschrift nicht. Die elektronische Form ist seit der Änderung von § 109 Abs. 3 GewO möglich, aber nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers und mit qualifizierter elektronischer Signatur.
Äußere Mängel wie Flecken, Rechtschreibfehler oder Streichungen sind mehr als ein Schönheitsfehler. Sie lassen das Zeugnis nachlässig wirken, und ein Leser fragt sich, ob das Absicht war. Knicke vom Briefumschlag schaden dagegen nicht, solange sich das Zeugnis sauber kopieren lässt (BAG, Urteil vom 21.09.1999, 9 AZR 893/98).
Zeitform und Ton
Das Endzeugnis steht in der Vergangenheit, das Zwischenzeugnis in der Gegenwart. Ein Wechsel mitten im Text fällt auf. Geschrieben wird in der dritten Person mit Anrede und Nachnamen, später mit Pronomen. Floskeln aus Werbetexten haben im Zeugnis nichts zu suchen, und jeder Satz zur Leistung sollte zur Note passen, die das Gesamturteil vergibt.
Was nicht ins Zeugnis gehört
Krankheiten und Fehlzeiten, Elternzeit ohne besonderen Grund, Betriebsratstätigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit, Abmahnungen und Streit gehören nach verbreiteter Auffassung nicht ins Zeugnis. Auch versteckte Hinweise darauf sind verboten (§ 109 Abs. 2 GewO). Unser Programm filtert solche Stichworte heraus, bevor ein Text entsteht, und nennt im Erklärblatt, was weggelassen wurde.
Aufbau, Form und Note in einem Schritt
Die Reihenfolge, die Zeitform und die Schlussformel richtig zu setzen, ist Handwerk. Unser Programm macht das nach festen Regeln und prüft vor dem Versand Reihenfolge, Pflichtbestandteile und Seitenzahl. Wenn Sie sich das sparen möchten: Stichpunkte eintragen und die Word-Datei bekommen, die der Aussteller auf sein Firmenpapier überträgt. Die einzelnen Sätze je Note stehen unter Formulierungen nach Note, die Schlussformeln unter Schlusssatz.
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Häufige Fragen
Wer muss das Arbeitszeugnis unterschreiben?
Der Arbeitgeber oder eine Person, die für ihn handelt, in der Regel die Geschäftsführung oder die direkte Führungskraft. Die Unterschrift sollte von jemandem stammen, der in der Hierarchie über dem Mitarbeiter steht. Unter der Unterschrift stehen Name und Funktion in Maschinenschrift.
Welches Datum kommt ins Arbeitszeugnis?
Üblich ist der letzte Arbeitstag oder ein Datum kurz danach. Ein Ausstellungsdatum Wochen oder Monate später wird von manchen Lesern als Hinweis auf Streit gedeutet. Beim Zwischenzeugnis steht das Datum der Ausstellung.
Darf das Zeugnis per E-Mail kommen?
Nur mit Ihrer Zustimmung und in elektronischer Form, also mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 109 Abs. 3 GewO, § 126a BGB). Ein einfaches PDF oder ein Scan erfüllt das nicht. Üblich bleibt das unterschriebene Zeugnis auf Papier.
Wie lang sollte ein Arbeitszeugnis sein?
Meist eine bis zwei Seiten. Ein sehr kurzes Zeugnis nach vielen Jahren wirkt dürftig, ein drei Seiten langes für ein kurzes Praktikum aufgebläht. Entscheidend ist, dass Aufgaben und Bewertung zur Dauer und zur Position passen.