„Schreib mal einen Entwurf, ich unterschreibe dann.“ Diesen Satz hören viele beim Abschied, besonders in Betrieben ohne Personalabteilung. Er klingt nach Vertrauen und ist eine echte Aufgabe. Wer Zeugnissprache nicht kennt, schreibt „Sie hat ihre Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt“ und hat sich damit eine Drei gegeben.
Worauf es beim eigenen Entwurf ankommt
Die Reihenfolge. Ein qualifiziertes Zeugnis folgt einem festen Aufbau: Einleitung mit Name, Zeitraum und Position, Beschreibung der Aufgaben, Bewertung der Leistung, Gesamturteil zur Leistung, Verhalten, Beendigungsgrund, Schlussformel. Wer davon abweicht, fällt auf.
Die Zufriedenheitsformel. Der Satz mit „Zufriedenheit“ ist die Gesamtnote der Leistung. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ ist sehr gut, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ gut, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ befriedigend. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Lesart 2014 bestätigt (9 AZR 584/13).
Das Verhalten. Vorgesetzte kommen vor Kolleginnen und Kollegen, danach Kunden. Fehlen die Vorgesetzten, liest man das als Konflikt mit der Führung.
Die Schlussformel. Dank, Bedauern und gute Wünsche. Fehlt das Bedauern, liegt das Zeugnis meist eine Stufe tiefer, fehlt die ganze Formel, liest man es als deutliches Minus. Einen Anspruch auf eine Schlussformel gibt es nicht (BAG, 9 AZR 146/21), deshalb lohnt es sich, sie gleich in den Entwurf zu schreiben.
Was nicht hineingehört. Krankheit, Elternzeit, Betriebsratsarbeit, Abmahnungen, der Kündigungsgrund bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber. Und keine Wörter wie „bemüht“, „im Rahmen ihrer Möglichkeiten“ oder „Geselligkeit“; die werden als versteckte Abwertung gelesen.
Muster: Kauffrau für Büromanagement, Note gut
Dieses Muster hat unsere Software aus vier Stichpunkten gebaut. Name und Firma sind erfunden.
Arbeitszeugnis
Frau Sandra Keller war vom 01.04.2021 bis zum 30.09.2026 in unserem Unternehmen als Kauffrau für Büromanagement tätig.
Ihr Aufgabengebiet umfasste vor allem:
- Bearbeitung der eingehenden Post und E-Mails
- Auftragserfassung und Rechnungsstellung in SAP
- Vorbereitende Buchhaltung und Kontrolle offener Posten
- Terminplanung für die Geschäftsleitung
Sie verfügte über ein fundiertes Fachwissen, das sie jederzeit sicher und zielgerichtet anwandte. Dank ihrer sehr guten Auffassungsgabe arbeitete sie sich stets zügig in neue Aufgaben ein.
Sie arbeitete stets engagiert und mit Eigeninitiative und behielt auch unter Zeitdruck den Überblick. Sie arbeitete immer sorgfältig, selbständig und zuverlässig. Ihre Arbeitsergebnisse lagen in Qualität und Menge immer über unseren Erwartungen.
Sie erfüllte die übertragenen Aufgaben jederzeit zu unserer vollen Zufriedenheit.
Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Geschäftspartnern war stets einwandfrei.
Frau Keller scheidet zum 30.09.2026 auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern ihren Weggang, danken ihr für die langjährige, sehr gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
Hannover, 30.09.2026
Glaubwürdig statt maximal
Viele, die selbst schreiben, setzen überall die Höchststufe. Personalverantwortliche erkennen das, vor allem wenn die Aufgaben allgemein bleiben. Besser wirkt ein Zeugnis mit genauer Tätigkeitsbeschreibung und einer Note, die zu Ihrer tatsächlichen Leistung passt. Im Formular geben Sie eine Gesamtnote an und können einzelne Bereiche eine Stufe höher oder tiefer setzen, etwa Fachwissen sehr gut und Arbeitstempo gut. Mehr als eine Stufe Abstand gleichen wir an, weil es widersprüchlich wirkt.
So geben Sie den Entwurf ab
Schicken Sie Ihrem Chef die Word-Datei und das Erklärblatt zusammen. Ein Satz wie „Ich habe einen Entwurf vorbereitet, damit Sie weniger Arbeit haben. Ändern Sie gern, was nicht passt“ nimmt Druck raus. Das Erklärblatt erklärt ihm, was „stets“ und „vollsten“ bedeuten, ohne dass Sie darüber verhandeln müssen.
Ausgestellt wird das Zeugnis auf Firmenpapier, mit Datum des letzten Arbeitstags und eigenhändiger Unterschrift. Eine elektronische Ausstellung geht nur mit Ihrer Zustimmung und qualifizierter elektronischer Signatur (§ 109 Abs. 3 GewO).
Möchte Ihr Chef eine andere Note oder fällt Ihnen noch eine Aufgabe ein, öffnen Sie mit dem Link aus der Liefermail Ihr Formular wieder und lassen das Zeugnis kostenlos neu erstellen, bis zu zweimal innerhalb von 30 Tagen. Hat er vor der Unterschrift selbst Sätze umformuliert, prüfen Sie die unterschriebene Fassung unter Zeugnis prüfen: jeder Satz mit Note, für 12,90 €.
Wie die einzelnen Bereiche in jeder Note klingen, steht auf der Seite Formulierungen nach Note. Den Abschluss erklärt die Seite Schlusssatz.
- Zeugnisentwurf aus Ihren Stichpunkten24,90 €Für Arbeitnehmer, die ihr Zeugnis vorschreiben sollen: Word und PDF in Ihrer Wunschnote, mit Erklärblatt für den Aussteller. Fertig in etwa 15 Minuten.
- Arbeitszeugnis für Arbeitgeber (29 € netto)34,51 €Für Betriebe ohne Personalabteilung: unterschriftsreif auf Ihrem Briefkopf, mit Logo, Word und PDF. Fertig in etwa 15 Minuten.
Dazu wählbar: Englische Fassung zum Entwurf für 14,90 €, Englische Fassung zum Arbeitgeber-Zeugnis (12 € netto) für 14,28 €.
Arbeitnehmer-Entwurf und Englisch dazu inklusive 19 % Umsatzsteuer. Arbeitgeber-Zeugnis 29 € zuzüglich Umsatzsteuer (34,51 € brutto), Englisch dazu 12 € zuzüglich Umsatzsteuer, nur für Unternehmer. Einmalpreis, kein Abo.
Das Bestellformular wird geladen.
Ist es erlaubt, das eigene Zeugnis zu schreiben?
Ja. Es gibt kein Verbot, und in kleinen Betrieben ist es eher die Regel als die Ausnahme. Aussteller bleibt der Arbeitgeber. Er muss den Text prüfen und darf nur unterschreiben, was stimmt; das Zeugnis muss wahr und zugleich wohlwollend sein (BAG, Urteil vom 03.03.1993, 5 AZR 182/92).
Fällt es auf, wenn ich mir selbst eine Eins gebe?
Erfahrene Leser merken, wenn jeder Satz die Höchststufe hat und nichts Konkretes drinsteht. Glaubwürdiger ist ein Zeugnis, das in einem oder zwei Bereichen eine halbe Stufe tiefer liegt und dafür bei den Aufgaben genau ist. Im Formular können Sie dafür Einzelnoten setzen.
Mein Chef ändert sicher noch etwas. Geht dann die Note kaputt?
Das kann passieren, wenn er einzelne Wörter streicht. „Stets“ oder „vollsten“ verschiebt die Note jeweils um eine Stufe. Deshalb bekommen Sie ein Erklärblatt, das jeden Satz mit Note zeigt und für jeden Bereich die Formulierung eine Stufe besser und schwächer nennt.
Was ist, wenn der Chef den Entwurf nicht unterschreibt?
Dann bleibt es sein Zeugnis, und er schreibt selbst. Ob Ihnen eine bestimmte Note zusteht, ist eine Rechtsfrage. Dafür sind Gewerkschaft, Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Rechtsschutzversicherung die richtigen Stellen.