„Schreib mal einen Entwurf, ich unterschreibe dann.“ Diesen Satz hören viele beim Abschied, besonders in Betrieben ohne Personalabteilung. Er klingt nach Vertrauen und ist eine echte Aufgabe. Wer Zeugnissprache nicht kennt, schreibt „Sie hat ihre Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt“ und hat sich damit eine Drei gegeben.
Wer im Zeugnis spricht
Kurz gesagt: Im Arbeitszeugnis bedankt sich der Arbeitgeber beim Mitarbeiter, nicht umgekehrt. Der Dank steht deshalb in der Wir-Form und spricht in der dritten Person über die Person: „Wir danken Frau Muster für die stets gute und kollegiale Zusammenarbeit.“ Sein Platz ist der letzte Absatz, zusammen mit dem Bedauern über das Ausscheiden und den Wünschen für die Zukunft.
Ein Arbeitszeugnis ist eine Urkunde des Arbeitgebers. Jeder Satz darin ist seine Aussage über den Mitarbeiter, auch der Dank am Ende. Sätze wie „Ich bedanke mich für die schöne Zeit im Team“ gehören in eine Abschiedsmail an die Kollegen. Wer sie in einen Entwurf schreibt, legt dem Chef einen Text vor, den er so nicht unterschreiben kann, und muss nachbessern.
Richtig ist die Firmensicht: „wir“ für das Unternehmen, beim ersten Mal der volle Name, danach „Frau Muster“ oder nur noch „ihr“ und „ihm“. Der Dank selbst steht im Präsens, weil er mit der Ausstellung ausgesprochen wird, also „wir danken ihr“ und nicht „wir dankten ihr“.
Woraus der Schluss besteht
Die Schlussformel hat drei Bausteine, und Personalverantwortliche lesen sie in dieser Reihenfolge:
- Bedauern: „Wir bedauern ihr Ausscheiden“ oder „Wir verlieren mit ihr eine geschätzte Mitarbeiterin“. Fehlt dieser Teil, wird das Zeugnis beim Lesen meist eine Stufe tiefer eingeordnet.
- Dank: „... und danken ihr für die stets gute und kollegiale Zusammenarbeit.“ Hier steht die Zusammenarbeit, auf die es Ihnen ankommt.
- Gute Wünsche: „Für ihren weiteren Berufsweg wünschen wir ihr alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“
Üblich ist ein einziger Satz, der alle drei Teile verbindet. Zwei kurze Sätze gehen auch, mehr wird unruhig und schiebt das Gewicht des Zeugnisses an die falsche Stelle.
Formulierungen für verschiedene Fälle
Je länger und besser die Zusammenarbeit war, desto konkreter darf der Dank ausfallen. Bei einer langen, guten Beschäftigung passt: „Wir bedauern ihr Ausscheiden und danken ihr für viele Jahre vertrauensvoller und immer kollegialer Zusammenarbeit. Für den nächsten Schritt wünschen wir ihr viel Erfolg.“
War die Beschäftigung kurz oder befristet, bleibt der Satz schlanker: „Wir danken ihm für die zuverlässige Zusammenarbeit während der Projektlaufzeit und wünschen ihm für seinen weiteren Weg alles Gute.“ Niemand erwartet bei einer Aushilfstätigkeit eine warme Abschiedsrede.
Nach einer Kündigung durch den Arbeitgeber wird meist nur gedankt und gewünscht, ohne Bedauern: „Wir danken ihm für seine Mitarbeit und wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.“ Das Bedauern darf nicht hineingeschrieben werden, wenn es nicht stimmt; wer solche Lücken im Zeugnis bemerkt, liest sie zwar als Zurückhaltung, aber ein erfundenes Bedauern wäre schlechter.
Der Dank darf nicht wärmer klingen als die Beurteilung
Die Note eines Zeugnisses steht nicht im Dank, sondern eine Seite höher, im Satz mit der Zufriedenheit. Der Schluss trägt keine Note, er wirkt nur über das Gesamtbild. Deshalb fällt ein überschwänglicher Dank unter einer zurückhaltenden Beurteilung auf und entwertet beides: Der Leser merkt, dass hier zwei verschiedene Hände am Werk waren. Welche Wörter zu welcher Stufe gehören, steht in der Übersicht Formulierungen nach Note.
So kommt der Satz in Ihren Entwurf
Der Schluss ist der letzte Absatz vor Ort, Datum und Unterschrift. Davor steht der Grund des Ausscheidens, also zum Beispiel „auf eigenen Wunsch“. Schreiben Sie den Satz gleich mit in Ihren Entwurf, statt ihn offen zu lassen: Was dasteht, wird meist übernommen, was fehlt, ergänzt selten jemand. Wie der ganze Aufbau aussieht, zeigt die Seite Arbeitszeugnis selbst schreiben, den Abschluss im Einzelnen behandelt die Seite Schlusssatz.
Einen Anspruch auf den Dank gibt es nicht
Das Zeugnis muss Art und Dauer der Tätigkeit nennen, auf Verlangen auch Leistung und Verhalten (§ 109 GewO). Dank, Bedauern und gute Wünsche gehören nicht dazu. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass niemand eine solche Schlussformel verlangen kann (BAG, 9 AZR 146/21). Der Arbeitgeber schreibt sie freiwillig. Wer sie im eigenen Entwurf gleich mitliefert, hat die bessere Chance: Streicht der Chef den Satz, wäre er ohnehin nicht zu erzwingen gewesen, lässt er ihn stehen, ist das Zeugnis rund.
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Mein Zeugnis endet mit „Wir wünschen alles Gute“, der Dank fehlt. Ist das schlimm?
Es fällt auf, weil von der üblichen Formel ein Baustein fehlt, und es wird eher als Zurückhaltung gelesen. Verlangen können Sie den Dank nicht. Eine freundliche Bitte beim Aussteller, den Satz zu ergänzen, bringt in der Praxis mehr als ein Streit darüber.
Heißt es „für die gute Zusammenarbeit“ oder „für die stets gute Zusammenarbeit“?
Beides ist möglich. „Stets“ bedeutet durchgehend und verstärkt den Dank, eine Note trägt es an dieser Stelle nicht. Achten Sie nur darauf, dass die Verstärkung zur Beurteilung im Hauptteil passt.
Darf im Dank etwas Konkretes stehen, zum Beispiel ein gemeinsames Projekt?
Ja, solange es beruflich ist. Ein Satz wie „Wir danken ihr für die Zusammenarbeit bei der Einführung des neuen Warenwirtschaftssystems“ wirkt echter als eine allgemeine Formel. Privates hat im Zeugnis nichts zu suchen.